Die Nutzung einer älteren Registrierkasse ohne Manipulationsschutz stellt einen schwerwiegenden formellen Buchführungsmangel dar, da die Vollständigkeit der Einnahmenaufzeichnungen nicht gewährleistet ist. Dies rechtfertigt jedoch nicht zwingend eine Vollschätzung, besonders wenn es sich um einen gängigen Kassentyp handelt und eine tatsächliche Manipulation unwahrscheinlich ist.
Hintergrund: Seit dem 1.1.2020 müssen Registrierkassen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung haben, um Manipulationen zu verhindern.
Sachverhalt: Ein Restaurantbetreiber verwendete von 2011 bis 2014 eine elektronische Registrierkasse (Modell SKS TS 400) aus den Jahren 1987-2002, die nicht manipulationssicher war. Obwohl keine Manipulationshinweise vorlagen, verwarf das Finanzamt die Aufzeichnungen und führte eine Vollschätzung durch.
Entscheidung des BFH: Der BFH hob diese Entscheidung auf und verwies den Fall zur weiteren Aufklärung zurück. Die Verwendung einer manipulationsanfälligen Kasse ist ein schwerwiegender Mangel, rechtfertigt aber nicht automatisch eine Vollschätzung. Vertrauensschutz und Verhältnismäßigkeitsgrundsatz müssen berücksichtigt werden. Bis Ende 2016 akzeptierte die Finanzverwaltung solche Kassensysteme. Zudem war das Modell weit verbreitet und seine Manipulierbarkeit erst später bekannt.
Weitere Aspekte: Der Kläger führte zusätzliche Aufzeichnungen, die seine Einnahmen vollständig dokumentierten. Das Finanzgericht muss nun die formellen und materiellen Fehler bewerten.
Grundsatzentscheidung: Der BFH erkennt einen formellen Buchführungsfehler an, auch bei Unkenntnis des Unternehmers, schwächt jedoch dessen Bedeutung ab. Unternehmer müssen dennoch prüfen, ob sie einen verbreiteten Kassentyp verwendeten und zusätzliche Aufzeichnungen vorlegen können.
Programmierprotokolle: Veränderungen an den Kassen müssen dokumentiert, Firmware-Updates protokolliert und die Bedienungsanleitung vorgelegt werden.